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院长办公室公文处理暂行规定

时间:2015-06-08 11:33:57 来源:本站编辑 作者:本站编辑 阅读:

为了进一步规范公文处理工作程序,提高公文质量和办事效率,依照国务院办公厅《行政公文处理办法》,结合工作实际,特做出如下规定。
一、公文处理工作实行归口管理。对各职能部门凡需以学校行政文件、函、院办文件、简报等形式,向全院印发或上报的决定、通知、会议纪要、报告、请示等,由承办部门事先拟好文稿并经其负责人签字后,交文秘办公室统一处理。来文(含上级机关及平行机关发来的文件和院内各种请示、报告等)也交由文秘办公室统一管理。
二、制发文件
1、制作文件要符合存档要求,不得使用铅笔和圆珠笔。
2、文件的种类、格式按照国务院办公厅《行政公文处理办法》的要求执行。
3、起草公文要严肃认真,符合党和国家的方针政策及法律法规,要重点突出、条理清晰、文字简炼、书写工整、标点正确。篇幅力求简短。引文要准确,符合规范,对重要数据要经核实后才能引用。
4、严格办文手续。文件起草后,如需会签要及时与有关部门联系会签,由办公室主任审核把关。若主任临时外出,由负责文秘工作的副主任审核把关。学校行政文件、函,由办公室提出处理意见,分送院长或副院长签发;院办文件、简报由办公室主任签发;主任临时外出时由负责文秘工作的副主任签发,然后交文字秘书统一登记编号。
5、文件签发后,统一交机要打字室印制。打字员要对有关保密事项保密,不得泄露文件内容。校对文件要严肃、认真、负责,切实提高公文质量。
6、上报文件加盖学校印鉴后才能上报;下发文件如有必要可以加盖印鉴。
7、文件统一在左侧装订。
8、文件制作完毕,要及时将底稿及正式文件一式四份交文字秘书立卷、存档。
三、来文处理
1、上级机关及平行机关发来的文件和校内来文统一由文秘办公室登记、加签后,送办公室主任批阅。主任临时外出时,由负责文秘工作的副主任处理,并及时进行传阅。
2、领导传阅的文件,一律不得横传,阅后交文秘人员处理。
3、传阅文件应当及时迅速。对重要公文应当确定办理时限,实行跟踪传阅、督办,并及时将办理情况向有关领导和办公室主任汇报。
4、答复查询有关公文时,对正在送传中的公文,特别是意见不一致的公文,经办人员不得告知确切运转情况;对已办完的公文,只作原则答复,不得泄露领导的具体批示内容。
5、公文办理完毕后,应当及时立卷、存档,并于每年四月份以前将上一年的公文移交综合档案室处理。