妥善保管并正确使用印鉴，是促进办公室工作规范化、程序化的重要保证。为此，特做出以下规定：
一、印鉴的管理
1．办公室保管的印鉴包括：信阳师范大学钢印、信阳师范大学行政印章、信阳师范大学校长办公室印章、校长名章等。
2．各种印鉴均应指定专人保管，监印人员对印鉴要妥善保管、勤加擦洗，保证用印清晰、端正、位置正确。
3．学校钢印、行政印鉴原则上不得带到办公室以外场合使用。监印人员长期外出时，应将印鉴移交办公室其他人员妥善保管。
4．监印人员应当严格履行有关用印手续。
5．办公室对于撤销机构、合并机构交来作废的印鉴，要留注印模，并按照有关规定移交综合档案室封存。
二、印鉴的使用
1．学校钢印
教职工工作证由教工本人持所在单位证明（也可由单位集中办理）到办公室统一编号后方能用印。职称证件经职改办统一造册、由人事处长签字同意并报请校长审核批准后，方能用印。离退休证件经人事处造册后，方能用印。
普通本专科学生的毕业证、学位证、结业证、学生证等，经教务处统一造册、教务处长签字同意、报主管校长批准后方能用印。
成人教育学生的毕业证、学位证、结业证、学生证等由继续教育学院统一造册，经继续教育学院审核签字并报请主管校长批准后，方能用印。
2．学校行政印章
学校文件可根据有关规定直接用印。
三好学生、优秀团学干部、优秀毕业生等证书由主管部门统一造册，经单位负责人签字并报主管校长审核后，方可办理用印手续；先进工作者证书由评选单位统一造册，经单位负责人签字并报请主管校长批准后，方可用印；学校举办的各种文体及其他活动需要发证的，应事先提出申请，经批准后，由举办单位统一造册，经负责人签字后报请主管校长批准方可用印。
向上级机关呈送的报表、材料等，经呈送单位负责人签字并报请主管校长审批后，方可用印。以学校名义对外签订的合同书、协议书和开具的证明材料须经承办单位负责人签字并报请主管校长审批后，方能用印。用印后的合同书、协议书、文字材料等（含附件）要留存办公室一份备案。
3．校长名章
校长名章用于学生毕业证、学位证、各类聘书及学校重大合同、协议、报表等。学生毕业证、学位证、结业证、各类聘书、一般正常业务报表可根据有关规定直接用印。重大合同、协议须经校长或主管副校长签字同意后方可用印。
校长办公室
2024年1月1日